İşyerinde Nasıl Organize Olunur ve Daha Fazlasını Nasıl Yaparsınız?

Şuraya Git:

• Yapılacaklar Listenizde Uzmanlaşmak İçin Harika Stratejiler

Uzun, yorucu bir iş gününün ardından hepimiz inlemeyi severiz – ama içten içe biliyoruz ki, biraz daha iyi organize edilseydi her şey bu kadar kötü olmazdı. Bize verilen görevlere daha hazırlıklı olacağız, beklenmedik zorluklarla daha iyi başa çıkacağız ve son teslim tarihi yaklaştığında paniğe kapılma olasılığımız daha düşük olacak.

İsveçli iş gurusu David Stiernholm da bunu biliyor ve bu yüzden o bir diktatördür. insanların gündelik rahatsızlıklarla başa çıkmalarına yardımcı olan, olumlu alışkanlıklar geliştirmelerine ve daha iyi odaklanmalarına olanak tanıyan biri.

“Yapılandırılmış olmanın güzelliği, en basit ve en küçük değişikliklerin bile çoğu zaman üretkenlik üzerinde büyük etkileri olmasıdır – olumlu duygusal ve zihinsel etkilerden bahsetmiyorum bile,” diyor Stiernholm.

Bu ilkeleri iş hayatında kullanıyor, ancak bunlar bir eğitim programı oluşturmaktan, bir etkinlik planlamaya veya kitap yazmaya kadar her şeye uygulanabilir. Kaosu yapıyla değiştirmek için onun sekiz maddelik planını takip edin.

1. Planınızı Yerine Getirin

Alışkanlıklarınızı geliştirmek de diğerleri gibi bir proje olarak görülmelidir. Dolayısıyla ilk göreviniz, yapı projeniz üzerinde ne zaman çalışacağınıza dair yarım saatlik sekiz zaman dilimine karar vermektir. toplantılar gibi, sadece kendinle. İlk slot, sonraki yedisini planladığınız slottur, dolayısıyla tebrikler, zaten doğru yoldasınız!

Bu ilk toplantıda programda ilerledikçe kendinizi ödüllendirmenin bir yolunu bulun. İstediğiniz bir gadget veya şey varsa, bir kupon yapın, onu sekiz jetona bölün ve her bölümü tamamladığınızda kendinize bir jeton verin. Veya noktaları işaretlediğiniz görünür bir ekrana sahip olun. Müşterilerimden biri bir kutu ekstra büyük kibrit aldı ve her birinin üzerine bir alt hedef yazdı. Ulaştığı her gol için kibriti yaktı ve kibrit yanarken başarı duygusunun tadını çıkardı.

2. Aracınızı Seçin

Yapmanız gereken görevleri nereye kaydediyorsunuz? Belki bazıları okunmamış veya işaretlenmiş e-postalardır, daha fazlası Post-It'lerde veya bir not defterindedir, daha da fazlası ise bir tür not defterindedir. yapılacaklar listesi uygulaması. Bu yaygın bir hatadır. Notlarınız için ne kadar çok yeriniz varsa, şu anda neye odaklanmanız gerektiğini belirlemek o kadar zor olacaktır.

Bir parça kağıt alın ve aklınıza geldikçe yapmanız gereken her şeyi yazın. Bugün, bu hafta vb. yapmanız gerekenlerle başlayın ve yararlı olduğunu düşündüğünüz ölçüde zamanda ileriye doğru devam edin.

Bundan sonra yapılacak işlerinizi nerede tutacağınıza karar verin. Bunun Outlook gibi dijital bir araç mı, not defteri mi, hatta tahtaya yapıştırılmış yapışkan notlar mı olduğu önemli değil. Tüm görevleriniz tek bir yerde olduğunda, neyin ne zaman yapılması gerektiğini anında bileceksiniz. ve çok önemli veya acil hiçbir şeyi kaçırmadığınızı.

3. Görevlerinizi Netleştirin

Bir zamanlar aslen ebe olan bir moda girişimcisiyle çalışmıştım. Bir gün karnında alışılmadık bir döküntü olan bir anne adayı onu ziyarete geldi. Müvekkilim “Bunu gerçekten araştırmalıyız” diye düşündü. ve “Önemli!” yazdı. Göbek!” yapışkan bir not üzerine hastanın tıbbi kaydının ön yüzüne yapıştırılır. Birkaç gün sonra o hastanın plaklarını bir yığın halinde buldu. Bir dizi başka karın görmüştü ve şimdi ne demek istediğini hatırlayamıyordu. Yapılacak görevleri formüle ederken şeytan ayrıntıda gizlidir.

Listenizi gözden geçirin ve her görevin ayrıntılarını somut ve kapsamlı bir şekilde formüle edin. Yapılacaklar listesindeki bir görevi işaretlemeden önce önce bir şeyi, sonra başka bir şeyi yapmanız gerekiyorsa, onu iki ayrı göreve bölün. Her görevin bir fiil içerdiğinden emin olun ve “düzeltmek”, “emin olun” gibi fiillere dikkat edin. ve yapmayı düşündüğünüz şeye ilişkin diğer muğlak açıklamalar – belirsiz ifadelerin ardında tüm bir projeyi karartabilirsiniz.

4. Kategorilerinizi Oluşturun

Tek bir yapılacaklar listesine sahip olmanın değeri açıktır. Dezavantajı ise görevlerinizin uzun bir listesine bakmanın bunaltıcı görünmesidir. İyi yapının devreye girdiği yer burasıdır: Kategorize ederek, şu anda ilgilenmediğiniz görevleri görerek dikkatinizin dağılmasını önleyecek ve önünüzdeki göreve konsantre olmanız daha kolay olacaktır.

Görevi gerçekleştirmek için fiziksel olarak nerede olmanız gerekiyor? Görevin tamamlanması ne kadar sürer? Görevin ne zaman tamamlanması gerekiyor? Örneğin, eğer Görevlerinizin %20'si işe gidip gelirken yapılabilir, trende kontrol ettiğinizde tüm listenin yalnızca beşte birine bakacaksınız.

Dijital yapılacaklar listesi araçları, bir kutuyu işaretleyerek veya etiketler kullanarak görevleri kategorilere ayırmanıza olanak tanır. Yapılacaklar listeniz fiziksel bir formattaysa, yazılı semboller kullanabilir, not defterinizi sekmeler veya bölücüler kullanarak bölümlere ayırabilir veya sadece fosforlu kalemler kullanabilirsiniz. Yapılacak görevlerinizi kategorilere ayırmanın yalnızca bir yolunu seçerek başlayın ve yavaş yavaş daha fazla kategori ekleyin. aksi takdirde bu yöntemi zor ve karmaşık olarak algılayacak ve bir şeyleri yazmak yerine hatırlamaya başlayacaksınız (çünkü bu şekilde daha hızlı olur).

5. Özetlemek İçin Zaman Ayırın

Beklenmedik şeyler her zaman olur – ve bunu yaptıklarında programlar ve planlar bozulur. Bir değişiklik yapmayı ve bunun için iddialı bir plan oluşturmayı amaçlıyoruz, ancak öngörülemeyen bir şey bizi yoldan çıkarıyor. Daha önce öncelikli olarak kabul edilen görevler, birdenbire artık daha yeni, daha acil bir görev kadar önemli olmayabilir.

Tehlike, motive olmak yerine cesaretinizin kırıldığını hissetmeniz ve iş durumunuzu değiştirmenin kesinlikle imkansız olduğu sonucuna varmanızdır. Bu nedenle beklenmeyeni beklemek için elinizden geleni yapmalısınız. Yeni bir yapılanma görevi yerine, bu alanı “yedek” bir görev olarak değerlendirin. Önceki görevlerden herhangi birinde geride kaldıysanız bunu yolunuza devam etmek için bir fırsat olarak kullanın.

6. Değirmen Taşlarını Avlayın

Listenizdeki görevleri düzenli olarak kontrol etmek, bir adım daha atmanın ve bir şeyi başarmanın heyecanını yaşamanızı sağlar. Ancak çoğu insanın günlerce, haftalarca hatta aylarca listede kalan bazı görevleri vardır. Orada öylece duruyorlar, hayal kırıklığını mayalayıp mayalıyorlar ve ben onlara “değirmen taşları” diyorum. Tamamlanmamış olduklarını her gördüğünüzde cesaretiniz kırılır ve liste biraz değer kaybeder. Üstelik bunları ne kadar ertelersen, başlamak da o kadar zor olur.

Değirmen taşlarınızı bulun ve her biri için bir sonraki olası adımı yapılacak iş olarak formüle edin. Onu küçük yapın, o kadar küçük yapın ki, onu yapılacaklar listenize yazarken neredeyse utanacaksınız, o zaman yapması kolay olacak ve motive olmuş hissederek yola koyulacaksınız. ki bu da takılıp kalmaktan ve pasif olmaktan çok daha iyidir. Hatta öyle bir destek alabilirsiniz ki her gün bir veya daha fazla mücadele etmek istersiniz.

7. Kolaylaştırma Zamanı

Belgeleri saklayabileceğiniz pek çok yer var. Bunlar fizikselse dergi dosyalarında, asılı dosya klasörlerinde, masanızdaki bir gelen kutusunda veya yalnızca yığınlarda olabilirler; dijital iseler masaüstünüzde, paylaşılan bir dosya sunucusunda, bir USB bellekte veya bir bulutta olabilirler. veya bunlardan herhangi birinin birden fazla versiyonu.

Siz onların etrafından dolaşmanın yolunu biliyor olabilirsiniz, ancak eğer uzaktaysanız ya da hastalanırsanız, başka hiç kimse bilmeyecektir. Diğer tehlike ise dikkatin dağılmasıdır. ne kadar çok dosyanız veya yığınınız varsa, bir diğeri üzerinde çalışırken birini görme ve yapmanız gereken başka bir şeyi düşünme olasılığınız o kadar artar.

Bu saklama yerlerinden birini (veya tercihen daha fazlasını) seçin. Daha sonra o yerde sakladığınız şeylerden üçünü seçin. Daha sonra onu başka bir yere dosyalayın veya daha da iyisi atın. Anında daha düzenli olursunuz.

 Harvard Business Review 'de bildirilen bir çalışma, sekiz saatlik bir iş gününün yaklaşık 70 dakika olduğunu gösterdi dikkat dağıtıcı şeyler yüzünden kayboluyorlar. Eğer bu zaman kaybını yalnızca onda bir oranında azaltabilirseniz, 3½ yıllık iş günü.

8. İleriye Bakmak İçin Geriye Bakın

Bunu yaparak, çalışma şeklinizle ilgili pek çok şeyin farkına varacaksınız ve bu size çok önemli bir yapı aracı sağlayacaktır: öngörü. Sizin için işe yarayan sürekli bir rutin oluşturabilirseniz, yaklaşan etkinlikleri tahmin edebileceksiniz.

Listenizi ve kategorilerinizi ne sıklıkta duraklatmanız ve gözden geçirmeniz gerektiğine, sizin için en iyi sonucu vermesi için bunu ne zaman yapmanız gerektiğine karar verin (Cuma günleri böylece haftayı “kapatabilir” ve tüm gün boyunca rahatlayabilirsiniz) hafta sonu veya haftaya proaktif olarak başlamak için Pazartesi günleri?) ve bu zaman aralıklarını planlayın. Bu süre boyunca neler yaşayacağınızın bir kontrol listesini oluşturun. Bunun size daha fazla özgürlük sağladığını göreceksiniz. bu, yaklaşan teslim tarihlerine takılıp kalmayacağınız ve işleri son dakikada bitirme ihtimalinizin daha düşük olacağı anlamına gelir.

Süper Yapılandırılmış: Kaosun Üstesinden Gelme ve Zamanı Geri Kazanma David Stiernholm şimdi çıktı, RRP £12.99 (LID Publishing). amazon.co.uk'den satın alın

Yapılacaklar Listesinde Ustalaşmak İçin Harika Stratejiler

Çevrimiçi kariyer merkezinin kurucuları Alexandra Cavoulacos ve Kathryn Minshew'e göre iş dünyası değişiyor The Muse ve  The New Rules Of Work yazarları. Kariyer gelişiminizi hızlandırmak ve sevdiğiniz şeyleri yapmak için daha fazla zaman bulmak için onların tavsiyelerine uyun.

Zamana karşı savaşı kazanmak, profesyonellerin daha üretken olmasına yardımcı olduğunu iddia eden yüzlerce çevrimiçi aracı denemek anlamına gelmez. Evet, bu araçlar yardımcı olabilir ancak temel olarak zamanı nasıl kullandığınızı yeniden düşünmekle ilgilidir. Ve bu her gün görevlerinizi nasıl organize ettiğinizle başlar.

İstihdam ağı LinkedIn, profesyonel yapılacaklar listelerimizin ne kadar yenilenmeye ihtiyaç duyduğunu ortaya koyan bir anket hazırladı. Yapmamız gereken şeyleri listelemede harika olduğumuz, ancak bunları gerçekten yapmakta o kadar iyi olmadığımız ortaya çıktı. Aslında profesyonellerin neredeyse %90'ı, ortalama bir iş gününün sonunda yapılacaklar listesindeki tüm görevleri yerine getiremeyeceklerini itiraf ediyor. Yani her gün aynı eski yapılacaklar listeleriyle uğraşmaktan sıkıldıysanız; ve yetersiz kalıyor – işte tüm bunları değiştirecek dört temel strateji.

1. İş İçin Tek Bir Ana Yapılacaklar Listesi Tutun

Dürüst olalım: Şu anda iş için tamamlamanız gereken tüm görevlerin tam bir görünümünü elde etmek istiyorsanız, muhtemelen hepsini tek bir listede bulamayacaksınız. Bunun yerine, muhtemelen burada birkaç Post-it vardır, e-postanızda kayıtlı bir taslak vardır, bilgisayarınızda yapışkan notlara not edilir ve belki de telefonunuzda bir veya iki kontrol listesi uygulaması vardır, değil mi? Ama eğer amaç gerçekten Her şeyi halledin, işle ilgili görevleriniz için tek bir yere sahip olmak şarttır. Yani tercih ettiğiniz yöntemi seçin ve birleştirmeye başlayın.

Liste, güvenilir planlayıcınızın içinde elle yazılmış bir liste, masaüstünüzde sakladığınız bir belge, telefonunuzdaki bir uygulama veya başka herhangi bir şey olabilir. bu araçla ilgili değil, düşünce süreciyle ilgili.

Hangi yöntemi kullanırsanız kullanın, listenize istediğiniz yerden ekleyebileceğinizden emin olun. Bu, bir masaüstü uygulaması kullanıyorsanız, bir toplantı sırasında aldığınız ödevler gibi, bilgisayarınızdan uzakta olduğunuzda ortaya çıkan yapılacak işleri yakalamak için bir sistem kurmak isteyeceğiniz anlamına gelir. ya da yarın eve giderken yapmanız gereken hatırladığınız telefon görüşmesi.

Tercihimiz bu hatırlatıcıları kendimize e-postayla göndermek, ardından bunları ana listeye aktardıktan sonra e-postayı silmektir. Ancak bunları yapışkan notlara yazıp dosyaya aktarmak da işe yarar.

2. 1-3-5 Kuralını Takip Edin

Sadece kendi üretkenliğimizi değil aynı zamanda TheMuse.com'daki tüm ekibimizin üretkenliğini de dönüştürmenin bir yolu Alex'in geliştirdiği 1-3-5 Kuralını takip etmektir. İşin özü şu: Herhangi bir günde yalnızca bir büyük, üç orta ve beş küçük şeyi başarabileceğinizi varsayalım ve yapılacaklar listenizi bu dokuz öğeye kadar daraltın.

Kulağa korkutucu geliyor? İlk başta öyle. Ancak beğenin ya da beğenmeyin, günde yalnızca belirli sayıda saatiniz var ve yalnızca sınırlı sayıda işi halledeceksiniz. 1-3-5'lik listeler oluşturarak kendinizi önceliklendirmeye zorlamak, başardığınız şeylerin, tesadüfen yapılanlar değil, yapmayı seçtiğiniz şeyler olacağı anlamına gelir.

Elbette görevlerin sayısı da esnek olabilir. Örneğin gününüzün çoğunu toplantılarda geçiriyorsanız görev sayısını azaltmanız gerekebilir. Veya pozisyonunuz her gün çok sayıda beklenmedik yapılacaklar ve atamalar getiren bir işse, patronunuzun son dakika isteklerine hazırlık olarak bir orta ve iki küçük görevi boş bırakmayı deneyebilirsiniz.

Bu, ana yapılacaklar listenizi yalnızca dokuz şeyle sınırlamanız gerektiği anlamına gelmez. Bunun yerine, iki tür liste tutmalısınız: bir büyük “mutfak lavabosu”; bir noktada yapmanız gereken her şeyin kapsamlı bir listesi (hepsi tek bir yerde), ve daha kısa olan ve bugün yapılması gerekenler için size yürüyüş emirlerinizi veren bir başka liste.

Akşam işten ayrılmadan önce, ertesi gün için 1-3-5'inizi tanımlamak için birkaç dakikanızı ayırmanızı öneririz, böylece sabah koşarak yola koyulmaya hazır olursunuz. .

Bu şekilde ileriye dönük planlama yapmak aynı zamanda, yöneticiniz size hemen yapılması gereken yeni bir şey söylediğinde ve diğer işlerinizi yeniden önceliklendirecek araçlar sunduğunda onunla daha bilinçli görüşmeler yapabileceğiniz anlamına da gelir. . Örneğin, kucağınıza sürpriz bir sunum düştüğünde, “Elbette, bunu size öğleden sonra 3'e kadar ulaştırabilirim, ancak o zaman 1. Çeyrek raporları yarına kadar hazır olmayacak, çünkü ben bunu yapacağım” demeyi deneyin. bugün bunun üzerinde çalışma zamanı planlandı.”

3. Öğle Yemeğinden Önce Önemli Bir Görevi Tamamlayın

Bu zor olabilir ama işe yarıyor. Büyük veya orta ölçekli görevlerinizden birini alın ve sabah ilk iş olarak, hatta mümkünse e-postalarınızı kontrol etmeden önce onu halledin. Bize güvenin, öğle yemeğinden önce büyük bir görevi bitirmekten daha iyi bir duygu olamaz.

Motivasyon uzmanı ve yazar Brian Tracy bunu, Mark Twain'in ünlü sözüne gönderme yaparak “kurbağanı yemek” olarak adlandırıyor: “Sabah ilk iş canlı bir kurbağa ye ve hiçbir şey yapma.” Günün geri kalanında başına daha kötüsü gelecek.”

Kathryn sık sık “kurbağalarını” tanımlar; ertesi gün için – en zor görevler ya da en az keyif alacağını bildiği görevler; önceki gece. Bu onu zihinsel olarak sabahları bunlarla uğraşmaya hazırlamaya yardımcı olur ve bu işleri bir sonraki güne, daha sonra da bir sonraki güne ertelemesini engeller.

4. Takviminizi Engelleyin

Bir günde ne kadar çok şey yapabileceğinizi her zaman olduğundan fazla tahmin ettiğinizi fark ederseniz, tıpkı toplantıları planlarken yaptığınız gibi, takviminizde yapılacak işlerin her birine zaman ayırmayı deneyin. Yapılacaklar veya 1-3-5 listenizdeki görevleri tanımladıktan sonra, her biri için uygun süreyi keserek bunları planlamayı deneyin.

Önemli olan her birinin gerçekte ne kadar süreceği konusunda gerçekçi olmaktır. Örneğin, bir müşteriye bu önemli e-postayı yazmak 15 dakika sürebilirken, ekibiniz için 1. Çeyrek stratejisini hazırlamak birkaç saat sürebilir.

Kritik iş ürünlerinin toplantılar arasında kalan anlara bırakılmasına izin verme tuzağına düşmek kolay ama tehlikelidir. İktisatçı John Kenneth Galbraith'in bir zamanlar söylediği gibi, “Hiçbir şey yapmak istemediğinizde toplantılar vazgeçilmezdir.”

İş tanımınız sadece toplantı yapmak değilse (ki öyle olmadığını tahmin ediyoruz), zamanı engellemek gerçek işe, yani işlere zaman ayırdığınızdan emin olmanın harika bir yoludur. işi ileriye taşıyan ve müşterilerin şirkete üretim için para ödediği.

Bunu denediğinizde, e-posta, beyin fırtınası veya diğer önemli ancak teslim edilemeyen odaklı görevlere yetişmek için takviminizde zamanı bloke ettiğinizden emin olun. Sorumluluklarınız buna izin veriyorsa, gelen kutunuzda çalışmak için sabahları bir saat ve öğleden sonra bir saat engellemeyi deneyin. ve sonra başka bir şey üzerinde çalışmayı planladığınız e-postalarla ilgilenme arasında zaman harcamamak için kendinizi disipline edin.